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¿Qué es UpInvoices?

UpInvoices es portal en renta mediante el cual los proveedores y colaboradores integran sus CFDI a las ordenes de compra, las solicitudes de gasto o comprobaciones, las cuales pasan por un proceso automatizado de recepción, revisión, validación e integración en sus sistemas. Esto permite reducir el tiempo invertido en estas tareas y asegurarse que se cumplan con las políticas internas y fiscales al mismo tiempo. Nunca perderá el control de los documentos, siempre podrá estar seguro de que tiene todos los documentos CFDI requeridos en caso de una revisión fiscal, que estos se encuentran vigentes y son deducibles. Podrá estar seguro que no realizará pagos con facturas ya antes utilizadas para justificar otro gasto. Sus facturas tendrán las cantidades, precios unitarios y descuentos acordados con el proveedor.

UpInvoices incluye la facilidad de la descarga masiva de XML sin restricciones (CFDI) desde el buzon fiscal y obtener un reporte con toda la información de los mismos.

Vea nuestra infografía, la estadística del % de rechazo

Recuerde que es una obligación fiscal el validar todos los comprobantes fiscales que recibamos, si no son validos, no puede hacerlos deducibles, si no los tiene, tampoco puede deducir su gasto. Valida CFDI y mantenga el control de sus documentos.

  • ¿Cuentas con todos los comprobantes requeridos que hizo deducibles en caso de una revisión fiscal?

  • ¿Tiene todos los cfdi de sus gastos y compras?

  • ¿Por qué necesita mas personal o tiempo cuando puede automatizar la tarea?

Características

Integración

No importa donde residan sus datos de ordenes de compra/ gastos, con el agente de sincronización de UpInvoices rápidamente integraremos la solución a tu sistema contable, incluyendo la descarga masiva de sus XML.

  • El agente de sincronización de UpInvoices, se conecta de manera segura a cualquier base de datos, incluso un archivo en Excel o TXT y sincroniza la información mediante un webservice con el portal de UpInvoices para que sus proveedores adjunten sus comprobantes CFDI a las ordenes de compra o sus solicitudes de gasto.
  • El agente le permite descargar masivamente todos sus XML, CFDI desde su buzon fiscal de manera automatica y sin restricciones. UpInvoices le entregara un reporte con todo la informacion de sus CFDIs (impuestos, montos, etc.)
  • El agente de manera calendarizada(minutos) estará actualizando la información en ambos sentidos. Actualizara el estatus de ordenes de compra o solicitudes de gasto ya validadas y las nuevas disponibles para los proveedores.
  • La implementación se hace en cuestión de días. Hemos trabajado con integraciones hacia SAP Business One, SAP R3, Microsoft Dynamics, Intelisis, SAE, archivos TXT, archivos XLS entre otras.
  • Se integra con tu buzon fiscal, el cual permite de manera automatica descargar todos tus CFDI y colocar en un excel el desglose de toda la informacion de e

Seguridad en la validación

Sabía que, Los contribuyentes serán responsables de validar los CFDI que reciban de sus proveedores, entre otros, que cumplan con los requisitos mencionados en el artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación.

Hagamos la prueba -¿Estás seguro de que valida correctamente? Verifique que su aplicación actual de validación lo hace correctamente. Descargue este XML. Esta es la liga del SAT https://verificacfdi.facturaelectronica.sat.gob.mx/ , este XML será correcto para la mayoría de los validadores que se encuentran en el mercado, pero si entra a la liga anterior del SAT y lo valida, se dará cuenta que este se encuentra CANCELADO.
 
UpInvoices lleva a cabo validaciones del tipo:

  • RFC Receptor, que el RFC sea correcto,
  • Precios unitarios, cantidades y total del CFDI corresponda a lo pactado en la orden de compra.
  • No se haya ocupado el CFDI en otra validacion de solicitud de gasto u orden de compra, entre otras.
  • Usted puede definir sus propias validaciones.

En el tema fiscal, lleva a cabo validaciones:

  • Que el esquema sea correcto,
  • Que el CFDI haya sido timbrado.
  • Que no se encuentre alterado y
  • Que no este cancelado el folio.

Aprobación del gasto

Cuando requieres que alguien en tu compañía apruebe alguna solicitud de gasto, adicionalmente a la validación de tu política – UpInvoices es la solución que te ayudara a mantener de manera sencilla y ágil el proceso completo de cuentas por pagar.

El aprobador recibirá una notificación vía correo electronico indicando que tiene solicitudes de gasto pendientes de revisar para su aprobación o rechazo. El colaborador tendrá oportunidad de corregir las observaciones en su solicitud de gasto y volver a enviarla para su aprobación.

Tecnología y Seguridad

Nuestra plataforma corre en centros de datos de clase mundial, cumpliendo con los estándares mas avanzados en lo referente en seguridad:

  • Físicamente seguro,
  • Transmisión segura de datos SSL.
  • Solo los proveedores autorizados por el administrador del cliente podrán revisar sus ordenes de compra.
  • Los usuarios y contraseñas se encuentran cifradas y
  • La información es respaldada varias veces durante el dia.

    Esto permite ofrecerle una disponibilidad de la plataforma en un 99.9%

    La aplicación no guarda los XML/CFDIS mas allá del tiempo de validación. Estos son enviados como parte de la sincronización hacia su base de datos o directorio.